POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Razón Social: ADVANCE SCIENTIFIC DE COLOMBIA S.A.S
Domicilio: Cali
Dirección: CL 18 # 10 63 Barrio Bretaña
Correo electrónico: contacto@asg.com.co
Teléfonos: 601-7033107 – 601-7033109
Fundamentada en:
• Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales
• Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015
1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.
La presente Política de Tratamiento de Datos personales es efectuada conforme a la constitución política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015, Circular 02 del 3 de noviembre de 2015 y demás disposiciones complementarias. Será aplicada por ADVANCE SCIENTIFIC DE COLOMBIA S.A.S., respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
2. DEFINICIONES.
En conformidad con el cumplimiento de la siguiente política basada en lo dispuesto por la ley 1581 de 2012. Serán aplicadas las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento
c) Formato de manejo de datos: Documento generado por el Responsable del tratamiento de datos, que es emitido al titular donde se le informa el tratamiento de sus datos personales. En dicho documento se comunica al Titular la información concerniente a la política de tratamiento de datos, de información que le serán aplicables y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales
d) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
e) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables;
f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA EL TRATAMIENTO Y RECOLECCIÓN DE DATOS.
Siguiendo con los lineamientos de la ley 1581 de 2012, ADVANCE SCIENTIFIC DE COLOMBIA S.A.S. se permite, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, de acuerdo con el Procedimiento para el tratamiento de los datos personales en procura de cumplir con las siguientes finalidades:
• Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable.
• Adelantar las acciones de cobro y de recuperación de cartera utilizando los datos de contacto en el caso de que dichos datos apliquen a clientes.
• Para suministrar los datos personales a compañías de cobranza que requieran la información necesaria para ejercer la gestión de cobro.
• Para el tratamiento de los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento jurídico,
• Para el tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono),
•Para solicitar y recibir de las Instituciones de salud y de las entidades de derecho público y/o empresas de carácter privado la información personal o jurídica y de seguridad social, que reposa en sus bases de datos.
• Para realizar estudios sobre hábitos de compra
• Para realizar estudios necesarios y consultas para vinculación laboral
• Para realizar consultas en centrales de riesgo, previa autorización del titular en caso de que se requiera crédito para venta de medicamentos o en el caso de ser necesario para adelantar procesos legales.
• Para soportar procesos de auditoria tanto externa como interna
• Para ofertar productos de la compañía
• Para Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales de ADVANCE SCIENTIFIC DE COLOMBIA S.A.S. ubicadas en territorio colombiano u otro país en el caso que dichas compañías soliciten la información para los fines mencionados en el presente documento.
• Para ser suministrados a entes gubernamentales que soliciten la información personal de los titulares.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE ADVANCE SCIENTIFIC DE COLOMBIA S.A.S.
Los titulares de datos personales podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento:
a. Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal: El titular será informado respecto al uso de su información, así mismo la autorización de manejo de datos personales contendrá la finalidad del uso.
b. Derecho de conocer, actualización, rectificación y supresión: Podrá el titular ejercer su derecho de actualización, rectificación y supresión en cuanto a sus datos personales. Utilizando las vías formales para la solicitud de dichos procesos.
c. En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
d. Derecho a solicitar prueba de la autorización.
e. Derecho de acceso: el titular podrá acceder a su información mediante las vías formales.
f. Derecho a presentar quejas ante el ente gubernamental por el incumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581.
g. Derecho de revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos, garantías constitucionales y legales. Esta revocatoria se dará cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que el responsable del tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012.
h. No será necesaria la autorización cuando: 1) la información sea requerida por una entidad pública. 2) sean datos de naturaleza pública. 3) el tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 4) sean datos relacionados con el registro civil de las personas.
5. DEBERES DE ADVANCE SCIENTIFIC DE COLOMBIA S.A.S.
Está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley:
• Garantizar al titular en todo tiempo, el ejercicio del derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular para el manejo de datos personales.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir el acceso no autorizado.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de 2012.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
6. DEBERES DE ADVANCE SCIENTIFIC DE COLOMBIA S.A.S.
Cuando actúa como encargado de tratamiento:
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley 1581 de 2012.
• Actualizar la información dentro de los 5 días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley 1581.
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley 1581 de 2012
• Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC. • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
• Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.
7. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: El ÁREA DE RECURSOS HUMANOS Y EL ÁREA DE CARTERA DE ADVANCE SCIENTIFIC DE COLOMBIA.
Serán las responsables de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular de los datos personales en cumplimiento de lo contemplado en el numeral 4 de la presente política, a excepción de lo mencionado en el literal G.
• El titular podrá ejercer su queja, consulta o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico contacto@asg.com.co o llamar la línea telefónica en Bogotá 7033107, 7031907. O radicarla en la dirección Calle 127 No. 16 A-76, Oficina 303 Barrio Santa Barbara.
• La queja o reclamo deberá contener la identificación del titular, numero de documento, los hechos que generan la solicitud y los documentos necesarios para la atención del requerimiento.
• Si la solicitud requiere adiciones de información, se comunicará al titular dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción del requerimiento.
• Si posterior a dos meses el solicitante no proporciona la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación
• Una vez sea recibido por completo la reclamación, se incluirá en la base de datos la leyenda “en trámite” y el motivo por el cual se origina la reclamación. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. Máximo en 15 días hábiles deberá ser atendida la reclamación después de recibir por completo la solicitud de los datos o documentos necesarios para iniciar la solución.
• Cuando no fuese posible atender el reclamo del titular, se le informara a este la fecha de solución. Este nuevo plazo no podrá superar los 8 días hábiles después del primer término.
8. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA.
La presente política fue creada el 01 de septiembre de 2016 y entrará en vigencia a partir del 01 de noviembre de 2016.
9. MEDIDAS DE SEGURIDAD: ADVANCE SCIENTIFIC DE COLOMBIA S.A.S.
Adoptará las medidas Administrativas, tecnológicas y humanas que sean necesarias para otorgar seguridad a la información personal de los titulares evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.